Vous vous demandez comment formuler une lettre d’invitation ? Et avez-vous besoin de la rédiger vraiment bien pour certains invités importants ? Alors lisez la suite, car voici une liste de quelques conseils sur la rédaction d’une lettre d’invitation formelle.
Les invitations informelles peuvent se faire verbalement, mais les formelles doivent se faire par écrit et doivent être rédigées de manière réfléchie. Même si certains vont avec des cartes d’invitation, d’autres choisissent d’envoyer des lettres d’invitation formelles. Vous pouvez inviter les dignitaires de votre région à un événement social ou inviter vos clients à une réception sur votre lieu de travail. Vous pouvez vouloir inviter vos associés d’affaires à une réunion sociale, ou vous pouvez désirer inviter des délégués étrangers à votre bureau.
La lettre d’invitation formelle est une invitation à un événement social.
Le contenu d’une lettre d’invitation formelle varie en fonction de l’occasion pour laquelle elle est envoyée et des invités à confier. Mais la façon dont elles sont rédigées est similaire : ce sont des invitations formelles. Voyons ensemble quelques conseils pour rédiger des lettres d’invitation formelles.
Comment écrire une lettre d’invitation formelle
En rédigeant une lettre d’invitation formelle, n’oubliez pas d’inclure les noms de l’hôte et de l’invité, l’adresse pour la réponse et les détails de la fonction accueillie.
Choisissez une police de caractères conforme aux normes de l’organisation, et d’une taille lisible.
La taille de votre lettre d’invitation doit être celle d’une carte standard. Comme il s’agit d’une invitation formelle, ne choisissez pas de couleurs fantaisistes dans la police ou le papier.
Mentionnez votre nom si vous êtes l’hôte ou le nom de l’hôte si vous écrivez en son nom. Comme la lettre d’invitation a un caractère formel, vous devez faire une adresse officielle à vos invités. Mentionnez leurs noms ainsi que leurs désignations.
La partie la plus importante est le contenu principal de la lettre d’invitation. Commencez la lettre par un petit préambule sur la raison réelle de l’invitation.
Après le préambule, décrivez l’événement réel pour lequel l’invité est convié. Mentionnez les détails du lieu, la date et les horaires de l’événement. Faites une mention de la source de l’invitation.
Si l’événement a un code vestimentaire particulier, mentionnez-le en détail, dans la lettre d’invitation.
Exprimez votre plaisir d’inviter les convives. Faites-leur sentir que leur présence est importante.
Fournissez l’adresse de l’hôte et demandez-lui de confirmer sa présence à l’événement par une lettre ou un appel téléphonique.
Vous pouvez inclure un formulaire de réponse spécial avec la lettre d’invitation ou opter pour le format R.S.V.P. typique. Il peut prendre la forme d’une confirmation ou demander aux invités d’afficher les détails de leur arrivée dans la réponse.
Terminez la lettre d’invitation par votre nom et votre désignation et les coordonnées de l’hôte (si l’hôte est différent et que vous écrivez en son nom).
N’oubliez pas de remercier l’invité. Remerciez-le en anticipant le fait qu’il a accepté votre invitation.
Utilisez des salutations comme Chère Madame/Monsieur ou Respectueux Monsieur/Madame selon la désignation de l’invité et le type de rapport que l’hôte partage avec lui. Utilisez des fermetures de lettres comme Sincèrement, fidèlement ou Avec mes salutations pour la lettre d’invitation.
Soyez poli et cordial et maintenez un ton formel tout au long de la lettre.
Exemples de cartes d’invitation formelles
Les invitations formelles doivent être précises et courtes. Il n’y a pas beaucoup de place pour le langage poétique ou l’écriture créative en tant que telle, car c’est une invitation formelle. Ainsi, les cartes sont quelque chose que beaucoup préfèrent, parce qu’elles ont l’air à la fois formelles et classes. Regardons quelques modèles de cartes d’invitation formelles.
Échantillon 1
Nom de l’hôte/de l’organisation hôte.
Demandez l’honneur de votre présence.
Pour Nom de l’événement.
À la Date.
À l’Heure.
Dans le Lieu
Extrait 2
Nom de l’hôte.
Vous invite cordialement à honorer l’occasion de
Nom de l’événement.
À la Date
À l’Heure
Au Lieu.
Code vestimentaire : Donnez les détails du code vestimentaire ici.
Extrait 3
Nom de l’hôte
Demandez le plaisir d’être là.
Demandez le plaisir de votre compagnie.
À la Date.
De l’Heure À l’Heure
De l’Heure.
Au Lieu.
R.S.V.P avant la Date.
Exemples de lettres d’invitation formelles
Pour une lettre d’invitation, le libellé de l’invitation n’est pas aussi bref que celui des cartes. L’événement est décrit de manière plus détaillée. Il est donc possible de décrire la raison pour laquelle l’événement est organisé et les différentes choses prévues pour celui-ci, l’inauguration, le discours d’ouverture, le repas, les programmes culturels (s’il y en a), etc. Vous pouvez également décrire le code vestimentaire. C’est une bonne pratique de joindre un plan du lieu de l’événement, avec la lettre d’invitation. Retrouvez deux lettres d’invitation ici.
Lettre n°1
Cher Monsieur/Madame « nom(s) de l’invité(e)« .
Nous vous demandons d’assister au « nom de l’événement » organisé le « jour et la date » au « détails de la salle« . Le code vestimentaire pour cet événement est « détails du code vestimentaire« .
L’événement commencera par un discours inaugural, suivi d’un cocktail et d’un dîner de fête qui sera servi à « lieu » à « heure« . Dans l’attente d’une réponse positive de votre part. Vous trouverez ci-joint un plan d’accès au lieu de la réunion.
R.S.V.P. « données de contact« .
Sincèrement,
Nom de l’hôte.
Lettre n°2
Cher Monsieur/Madame « nom(s) de l’invité(e)« .
En raison de « motif de l’événement« , nous avons prévu un dîner le « date de l’événement« . Nous sollicitons l’honneur de votre présence pour le « nom de l’événement » le « jour et la date » à « détails de la salle« . L’événement débutera par un discours de bienvenue officiel de « nom de l’orateur » et sera suivi des discours des dignitaires. Un déjeuner de quatre plats sera servi dans la salle de banquet à « heure« .
Grâce à l’occasion de votre présence. Nous serons heureux de vous compter parmi nous. Veuillez accepter notre invitation et confirmer votre présence.
Sincèrement,
Nom de l’hôte
Lors de la rédaction d’une lettre d’invitation formelle, tenez compte de ces trois éléments ; l’occasion, les invités et la relation de l’hôte avec les invités. Si l’invitation est envoyée au nom d’une organisation, assurez-vous qu’elle respecte les normes de celle-ci. Prenez également en considération le statut/la désignation sociale et l’âge des invités et décidez de votre salutation et de votre formulation en conséquence.
